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Single Source Produktion von Ersatzteilkatalogen (Papier, DVD, Internet)

Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S baut und vertreibt Baumaschinen. Das Produktspektrum umfasst Minibagger, Midibagger, Radbagger, Raupentransporter sowie Radlader. Das in Saint-Dizier im Osten von Frankreich ansässige Unternehmen, das rund 220 Mitarbeiter beschäftigt, entwickelt und baut 10 verschiedene Minibagger-Modelle in diversen Varianten. Die restlichen Maschinen werden direkt aus Japan von der Firma YANMAR importiert. Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S bedient den gesamten europäischen Markt, insbesondere Frankreich, Deutschland, Italien und Großbritannien. Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S garantiert die Betreuung gelieferter Maschinen unabhängig vom Standort. Ein umfangreiches Ersatzteillager – mehr als 18.000 Artikel sind ständig auf Lager in Saint-Dizier – sowie ein durchdachtes, gemeinsam mit den Händlern aufgebautes Logistiksystem, erlauben es, Maschinen mit geringstem finanziellen Aufwand zu warten.

Bagger

Ausgangssituation

In der Vergangenheit wurden Service- und Ersatzteilinformationen bei Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S getrennt in Form gedruckter Handbücher und Kataloge bereitgestellt. Ersatzteilbestellungen gingen in erster Linie telefonisch oder per Fax ein. Die Identifikation benötigter Ersatzteile anhand der Papierkataloge war zeitaufwändig und umständlich. Die Recherche nach maschinenspezifischen Ersatzteilen gestaltete sich oft schwierig. Nicht selten waren für Bestellungen Rückfragen bei Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S nötig.

Serviceinformationen optimieren, Ersatzteilbestellungen vereinfachen

Gemäß dem Motto „Service schafft und bindet Kunden“ beschloss Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S, die Qualität und Verfügbarkeit von Ersatzteil- und Serviceinformationen zu optimieren. Denn qualifizierter Service steht und fällt mit dem Zugriff auf benötigte Daten und Dokumente. Ersatzteilinformationen und Handbücher sollten hochaktuell, maschinen- und variantenspezifisch in einem einzigen System vereint, für Händler, Servicetechniker und Kunden bereitgestellt werden. Während konventionell Printkataloge verteilt wurden, sollten zukünftig auch DVD und Internetkataloge zur Verfügung stehen. Insbesondere die elektronischen Medien sollten nicht nur die Ersatzteilrecherche, sondern auch die Bestellung von Ersatzteilen vereinfachen und beschleunigen.

Rationalisierung des Katalogerstellungsprozesses

Ein weiteres von Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S definiertes Ziel betraf die Prozesse der Katalogerstellung. Diese sollten ebenfalls optimiert und weitgehend automatisiert werden. Alle Katalogmedien - Print, DVD und Internet - sollten aus einer Datenquelle heraus erzeugt werden. Auf die durchgängige Nutzung vorhandener Daten und die Vermeidung von Redundanzen wurde besonderer Wert gelegt. Datenaktualisierungen sollten ohne großen Aufwand möglich sein und in allen Katalogmedien zum Tragen kommen.

Technologiepartner Docware

Bei der Umsetzung der oben genannten Ziele vertraute Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S auf den Ersatzteilkatalogspezialisten Docware. Mit PARTS-PUBLISHER, einer Standardsoftware, die Datenbank, Workbench und Viewer umfasst, bietet Docware eine Lösung an, die ein prozessoptimiertes und kostensparendes Management sowohl von Ersatzteilinformationen als auch von Servicedokumenten ermöglicht. PARTS-PUBLISHER deckte den Bedarf von Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S vollständig ab. Kundenspezifische Anpassungen waren lediglich bei der Integration in ein vorhandenes Service Portal erforderlich.

Single Source Produktion von Katalogen

Mit PARTS-PUBLISHER erstellt Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S Ersatzteilkataloge für Papier, DVD und Internet im Single Source Verfahren. Das heißt, die Daten für alle Katalogmedien stammen aus einer Datenquelle, nämlich der PARTS-PUBLISHER Katalogdatenbank. Alle für die Katalogerstellung benötigten Daten und Dokumente - Stücklisten, Zeichnungen und Handbücher - fließen in die PARTS-PUBLISHER Workbench ein. Hier erfolgt die automatisierte Weiterverarbeitung und Aufbereitung der Daten für die Katalogausgabe. Der Prozess der automatisierten Katalogerstellung gliedert sich in folgende Einzelschritte:

1. Import der Strukturstücklisten (Excel), Zeichnungen (TIFF, JPEG) und der Handbücher (PDF) in die PARTS-PUBLISHER Workbench

2. Automatische Erzeugung von Hotspots auf die Positionsnummern in Zeichnungen, automatische Verlinkung zusammengehöriger Daten

3. Automatische Erzeugung der Katalogdatenbank

4. Automatische Erzeugung der Print, DVD und Internet Kataloge

Für die Erstellung der Kataloge vom Datenimport in die Produktionsumgebung bis zur fertig ablauffähigen DVD bzw. zum Internet Katalog werden nur wenige Mausklicks benötigt.

Hierarchische Stücklisten

Für die automatisierte Katalogerstellung mit PARTS-PUBLISHER werden sogenannte hierarchische Stücklisten benötigt. Diese bilden die Struktur der zu erzeugenden Kataloge ab. Sie beherbergen die Informationen über die Zusammengehörigkeit von Stücklistendaten und Zeichnungen. Dies ist zum einen Voraussetzung für die Verlinkung zusammengehöriger Informationen und zum anderen entscheidend dafür, dass jede Information dort im Katalog zu stehen kommt, wo sie hingehört - kurz, dass die einzelnen Felder der Katalogtemplates ordnungsgemäß befüllt werden.

Konfigurationsmöglichkeiten

PARTS-PUBLISHER bietet die Möglichkeit, Kataloge mit wenigen Mausklicks individuell zu konfigurieren. Dies umfasst zum Beispiel das Festlegen der Optik des Viewers, die Benennung der Datenfelder für die Stücklisten (z.B. Sachnummer, Benennung, Preis etc.) und das Festsetzen der Reihenfolge der einzelnen Stücklistenspalten im Katalog. Zudem werden die Sprachen bestimmt, die in den Katalog einfließen sollen. Auch Suchfelder, Suchbegriffe, Bestellfelder und Filter werden definiert. Die Konfiguration der Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S Kataloge erfolgte in Zusammenarbeit mit einem Anwendungsberater der Firma Docware in der Phase der Systemimplementierung und Schulung. Neue Katalogtemplates können von Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S jederzeit und ohne Unterstützung erstellt werden. Dazu sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Print, DVD, Internet Kataloge

Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S stellt Printkataloge, DVD und Internet Kataloge bereit. Kunden erhalten bei Lieferung einer Maschine einen gedruckten Ersatzteilkatalog und auf Wunsch eine DVD mit integrierter Such- und Bestellfunktion. Zudem können berechtigte Personen via Internet Service Portal auf maschinenspezifische Ersatzteilkataloge zugreifen. Im Katalogsystem sind sämtliche Ersatzteil- und Serviceinformationen zum gesamten Lieferspektrum von Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S enthalten. Auch beschreibende Servicedokumente wie beispielsweise Reparaturoder Einbauanleitungen stehen in den Katalog integriert zur Verfügung.

Service Portal

Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S betrieb bereits vor der Einführung von PARTS-PUBLISHER ein Internetportal, das extern gehostet wird. In dieses Portal, eine Individuallösung, wurde der PARTS-PUBLISHER Internet Java Viewer via OCI (Open Catalog Interface) integriert. In der integrierten Portal/Kataloglösung stellt PARTS-PUBLISHER die Katalogfunktionen (Anzeige, Suche, etc.) zur Verfügung, das Portal stellt die Benutzerverwaltung und die Warenkorbfunktion bereit. Während der Warenkorb des Portals vorher manuell befüllt wurde, wird dieser seit der Integration von PARTS-PUBLISHER aus dem Katalogsystem heraus bedient. Im Katalog ausgewählte Teile werden für die Bestellung per Mausklick direkt in den Warenkorb übernommen. Dadurch entfallen Eingabefehler und damit verbundene Fehlbestellungen.

Konventionelles Verfahren der Bereitstellung von gedruckten Handbüchern und Ersatzteilkatalogen
Innovatives Verfahren der Single Source Produktion von Ersatzteilkatalogen mit PARTS-PUBLISHER

Teile schnell und treffsicher finden

Für die effiziente Identifikation des richtigen Ersatzteils stehen im elektronischen Katalog umfassende Suchmechanismen zur Verfügung. Zum Auffinden benötigter Teile kann, wenn bekannt, beispielsweise nach der Benennung oder der Ersatzteilnummer gesucht werden. Einfach den entsprechenden Begriff oder die Nummer in die Suchmaske eintragen und das gewünschte Teil wird innerhalb weniger Sekunden sowohl in der Teileliste als auch in der Zeichnung angezeigt. Sind die genaue Benennung oder die Bestellnummer nicht bekannt, so ist das kein Problem. Denn der elektronische Katalog ermöglicht die rein visuelle Identifikation eines Ersatzteils in der technischen Zeichnung der Maschine: Mittels Mausklick gelangt man von der Übersichtszeichnung des kompletten Produkts zu Detailansichten von Baugruppen und Bauteilen. Dank stufenloser Zoomfunktion können Zeichnungsbereiche, die besonders interessieren, vergrößert und genau betrachtet werden. Den Überblick in großen Zeichnungen gewährleistet dabei ein Übersichtsfenster, das parallel zur gezoomten Darstellung anzeigt, aus welchem Teil der Maschine die Detailansicht stammt. Zoomen und flexibles Navigieren in der Zeichnung ermöglichen es, Ersatzteile aufgrund ihres Aussehens und ihrer Platzierung auch rein visuell schnell zu finden. Durch Anklicken der jeweiligen Positionsnummern in den Zeichnungen werden alle erforderlichen Bestelldaten in der Stückliste angezeigt. Dank der komplexen und zuverlässigen Suchmöglichkeiten, die der elektronische Katalog bietet, konnten Recherchezeiten und telefonische Nachfragen bei der Ersatzteilbeschaffung reduziert werden.

Bestellung 24 Stunden rund um die Uhr

Nicht nur die Identifikation, auch die Bestellung von Ersatzteilen ist mit dem neuen Katalogsystem einfacher denn je. Bestellungen können direkt von DVD oder im Internet Katalog ausgelöst werden. In beiden Fällen können Übertragungsfehler, wie sie früher bei der Verwendung von Papierkatalogen und dem dabei nötigen Abschreiben von Teile- oder Baugruppennummern vorkamen, vermieden werden.

Kataloge in Landessprache

Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S stellt Internet-Kataloge in 4 Sprachen mit der dazugehörigen Dokumentation in 23 Sprachen bereit. Mit der Katalogsoftware PARTS-PUBLISHER sind dazu keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich. Ohne zusätzlichen Zeitaufwand können innerhalb von Sekunden mehrsprachige Kataloge generiert werden. Die Darstellung aller Weltsprachen – auch asiatischer oder osteuropäischer Schriftzeichen – ist dank eines modernen Sprachcodierungsstandards, der Unicode genannt wird, per Mausklick möglich. Der Kataloganwender kann beim Aufrufen des Katalogs aus den hinterlegten Sprachen die gewünschte auswählen

Ergebnisse überzeugen

Mit der Einführung von PARTS-PUBLISHER steigerte Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S die Effizienz der Dokumentationserstellung. Auch die Qualität der bereitgestellten Service- und Ersatzteildokumentation konnte verbessert werden. Die anschauliche und strukturierte Präsentation komplexer Informationen wird von den Anwendern der Kataloge ebenso positiv bewertet wie die einfache Bedienung und die Aktualität der Kataloge.

Ergebnisse
„Ein einziges Informationssystem zu haben, in dem sämtliche Service- und Ersatzteilinformationen gesammelt und sinnvoll verlinkt vorliegen, vereinfacht die Recherche nach benötigten Ersatzteilen inklusive zugehöriger Service-Dokumente enorm. Umfassende Suchfunktionen und die Möglichkeit der grafischen Navigation haben die Suchzeiten nach benötigten Informationen im Servicefall deutlich verkürzt. Und was die Fehlerquote bei Ersatzteilbestellungen angeht, so konnten wir einen Rückgang feststellen.“
Pascal Guay, Projektleiter GDT, Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S.
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Yanmar Construction Equipment Europe S.A.S
„Ein einziges Informationssystem zu haben, in dem sämtliche Service- und Ersatzteilinformationen gesammelt und sinnvoll verlinkt vorliegen, vereinfacht die Recherche nach benötigten Ersatzteilen inklusive zugehöriger Service-Dokumente enorm. Umfassende Suchfunktionen und die Möglichkeit der grafischen Navigation haben die Suchzeiten nach benötigten Informationen im Servicefall deutlich verkürzt. Und was die Fehlerquote bei Ersatzteilbestellungen angeht, so konnten wir einen Rückgang feststellen.“
Fahrzeugbau Maschinen- und Anlagenbau Frankreich PARTS-PUBLISHER

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