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Ersatzteilkataloge automatisiert aus SAP

GEA Westfalia Separator Group GmbH ist das weltweit führende Unternehmen in der mechanischen Trenntechnik. Das Produktspektrum des 1893 gegründeten Unternehmens umfasst Separatoren, Dekanter und Prozesslinien für über 3000 Prozesse und Verfahren, die bei der effizienten Aufbereitung von Flüssigkeiten und Flüssigkeitsgemischen zum Einsatz kommen. GEA Westfalia Separator bietet Lösungen für die Nahrungsmittelindustrie, Chemie, Pharmazie, Biotechnologie, Energie, Schifffahrt und Umwelttechnik. Neben dem Hauptwerk in Oelde verfügen Produktionsstandorte in Niederahr (D), Château-Thierry (F), WuQing (CN) und Bengaluru (IN) über modernste Fertigungseinrichtungen. Das internationale Netzwerk von GEA Westfalia Separator Group umfasst mehr als 50 Vertriebs- und Servicegesellschaften sowie über 20 autorisierte Werkstätten. GEA Westfalia Separator betreibt bereits seit 1999 ein auf PARTS-PUBLISHER der Firma Docware basierendes Ersatzteilkatalogsystem, mit dem maschinenspezifische Kataloge auf CD, auf Papier und im Internet bereitgestellt werden. Die für die Katalogproduktion benötigten Daten liegen in SAP ERP. Für die Erzeugung der Ersatzteilkataloge mit PARTS-PUBLISHER werden sämtliche für die Katalogerzeugung benötigten Daten aus SAP exportiert und in die PARTS-PUBLISHER Workbench importiert. Dafür kam bisher eine von GEA entwickelte Lösung zum Einsatz, die ein gewisses Maß an manuellen Arbeits- bzw. Nachbearbeitungsschritten erforderte.

Die Herausforderung „Ersatzteilkataloge automatisiert aus SAP”

Die bestehende GEA-Eigenentwicklung zur Aufbereitung und Übernahme der SAP-Daten in das Ersatzteilkatalogsystem sollte durch eine vollintegrierte SAP / Ersatzteilkataloglösung mit standardisierter Schnittstelle abgelöst werden. Angestrebt wurde die automatisierte Erzeugung auftragsbezogener Ersatzteilkataloge, die - in SAP on Demand auslösbar - ohne manuelle Arbeitsschritte ablaufen sollte.

Die Lösung „PPSAP Connector”

Um die angestrebte Lösung zu erreichen, wurde PPSAP Connector implementiert. PPSAP Connector ist eine von den Partnerfirmen SEAL Systems und Docware entwickelte Standardschnittstelle, die PARTS-PUBLISHER in SAP ERP integriert und es ermöglicht, Ersatzteilkataloge vollautomatisiert direkt aus SAP zu generieren. Die Schnittstelle besitzt eine Reihe von Standardfunktionen, die für die Realisierung einer vollintegrierten SAP/ Ersatzteilkataloglösung nötig sind. Um die individuellen Anforderungen einzelner Kunden vollständig abzubilden, muss PPSAP Connector jeweils an die kundenspezifischen Abläufe und Regeln angepasst werden. Die Prozesse bei GEA Westfalia Separator erforderten Customizing in größerem Umfang.

Ohne in die technischen Details zu gehen, stellt PPSAP Connector folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Ermittlung der Ersatzteilkatalog-relevanten Daten und Dokumente in SAP: Hierfür stehen für unterschiedliche Prozesse Absammelverfahren mit vielfältigen Filterkriterien zur Verfügung.
  • Aufbereitung der SAP-Daten für die Katalogerstellung: Automatische Überführung in ein für PARTS-PUBLISHER geeignetes Format (Erstellung von Ersatzteilstücklisten aus Fertigungsstücklisten gemäß unternehmensspezifischer Regeln)
  • Export der Katalogdaten aus SAP
  • Ansteuern der Automatisierungsschnittstelle von PARTS-PUBLISHER; Import der Katalogdaten; selbstablaufende, vollautomatisierte Katalogerstellung
  • Die PPSAP Connector Funktion „Automatisches Setzen von Hotspots“ wird bei GEA Westfalia Separator nicht genutzt, da die benötigten Zeichnungen bereits mit Hotspots versehen sind. Die Zeichnungen liegen bei GEA Westfalia Separator im SAP System, die SEN-Dateien mit den Verknüpfungsinformationen liegen im File-System und werden, nach Überprüfung der Aktualität, von PPSAP Connector zur Laufzeit angezogen.

Vollautomatisierte Katalogerstellung on Demand

Mit der voll in SAP integrierten Ersatzteilkataloglösung stellt GEA Westfalia Separator Ersatzteilkataloge folgendermaßen bereit:

Die Katalogerstellung wird per Mausklick in SAP gestartet. Dazu muss lediglich die Auftragsnummer eingegeben, das gewünschte Katalogmedium (CD, Papier, Internet) ausgewählt und mit „OK“ bestätigt werden.

Nach dem Auslösen der Katalogerstellung laufen sämtliche Prozesse der Katalogerstellung ohne manuelle Eingriffe vollautomatisch ab. Die im Rahmen der Papierkatalogerstellung erzeugten PDF-Kataloge werden sofort wieder in SAP abgelegt.

Neu erstellte Internetkataloge stehen unmittelbar im Internet zur Verfügung.

PPSAP CONNECTOR
„Durch die Integration der Ersatzteilkatalogsoftware PARTS-PUBLISHER in unser SAP ERP haben wir eine Lösung erhalten, mit der wir auftragsspezifische Ersatzteilkataloge automatisiert - sozusagen auf Knopfdruck - direkt aus SAP erstellen. Die durchgängige Verwendung der in SAP vorhandenen Daten und die Automatisierung des Katalogerstellungsprozesses spart uns Zeit und Kosten.“
Rudolf Reiter, Technische Dokumentation, GEA Westfalia Separator Group GmbH
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Logo GEA Westfalia Seperator Group GmbH
GEA Westfalia Seperator Group GmbH
„Durch die Integration der Ersatzteilkatalogsoftware PARTS-PUBLISHER in unser SAP ERP haben wir eine Lösung erhalten, mit der wir auftragsspezifische Ersatzteilkataloge automatisiert - sozusagen auf Knopfdruck - direkt aus SAP erstellen. Die durchgängige Verwendung der in SAP vorhandenen Daten und die Automatisierung des Katalogerstellungsprozesses spart uns Zeit und Kosten.“
Maschinen- und Anlagenbau Deutschland PARTS-PUBLISHER

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