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Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung

gem. Art. 28 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der Quanos Service Solutions GmbH

1. Vertragsgegenstand und Auftragsinhalt

1.1. Der Gegenstand des Vertrags ergibt sich aus der zwischen den Parteien abgeschlossenen Vereinbarung über die Erbringung von Wartung, Support und / oder IT Services der  Quanos Service Solutions GmbH (nachfolgend „Auftragnehmer“) an den Auftraggeber (nachfolgend „Auftraggeber“), auf die hier verwiesen wird (im Folgenden „Hauptvertrag“). Dieser Vertrag zur Auftragsverarbeitung (der „Vertrag“) konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien. Dieser Vertrag findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit der Auftragsverarbeitung in Zusammenhang stehen und bei denen der Auftragnehmer oder dessen Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten, die dem Auftragnehmer vom Auftraggeber übermittelt werden, in Berührung kommen können.

1.2. Die Art der verarbeiteten Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Art und der Zweck sowie Gegenstand der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind im Detail in Annex 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

1.3. Soweit in diesem Vertrag nicht ausdrücklich anders bestimmt, findet die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland, einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Jede Verlagerung in ein Drittland darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

2. Technische und organisatorische Maßnahmen

2.1. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen. Die einzelnen Maßnahmen dokumentiert der Auftragnehmer in einem Maßnahmenkonzept in Annex 2.

2.2. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

2.3. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

3. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten; Betroffenenrechte

3.1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

3.2. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen darin unterstützen, die Rechte Betroffener auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft sicherzustellen. Für Unterstützungsleistungen, die nach dem Hauptvertrag nicht geschuldet sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

4. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

4.1. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet worden sind. Der Auftragnehmer darf die Daten ausschließlich entsprechend der Weisungen des Auftraggebers, einschließlich der in diesem Vertrag und im Hauptvertrag eingeräumten Befugnisse, verarbeiten, es sei denn, dass er gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet ist. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mindestens in Textform). Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

4.2. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32-36 DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören unter anderem:

4.2.1. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden,

4.2.2. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber den Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen,

4.2.3. die Unterstützung des Auftraggebers bei dessen Datenschutz-Folgeabschätzung.

4.2.4. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultation mit der Aufsichtsbehörde.

4.3. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung des Hauptvertrags enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftraggebers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

5. Unterauftragsverhältnisse

5.1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer zum Beispiel als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

5.2. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Unterauftragnehmer mit Sitz innerhalb der EU oder des EWR einzuschalten, sofern er mit dem Unterauftragnehmer eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 4 DS-GVO schließt.

5.3. Vorbehaltlich der in Ziffer 5.2 genannten Bedingung gestattet hiermit der Auftraggeber dem Auftragnehmer die Einschaltung der Annex 3 genannten Unternehmen als Subunternehmer.

5.4. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber vorab über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung von Unterauftragnehmern. Der Auftraggeber kann dieser Änderung gegenüber dem Auftragnehmer innerhalb von 14 Tagen ab Eingang der Information beim Auftraggeber widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist, gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben. Der Auftraggeber wird den Widerspruch nicht ohne wichtigen Grund erklären. Ein wichtiger Grund ist insbesondere gegeben, wenn berechtigte Interessen des Auftraggebers gegenüber den Interessen des Auftragnehmers an einer Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragnehmers überwiegen.

6. Kontrollrechte des Auftraggebers

6.1. Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Der Auftraggeber hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

6.2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

6.3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch

6.3.1. die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO,

6.3.2. die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO,

6.3.3. aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (zum Beispiel Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditorium, Qualitätsaudit),

6.3.4. eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (zum Beispiel nach BSI-Grundschutz oder ISO/IEC 27001).

6.4. Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

7. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

7.1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie die Aufbewahrung von Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

7.2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Tätigkeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung des Hauptvertrags – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Die Pflichten des Auftragnehmers nach dieser Ziffer 7.2 gelten nicht, sofern nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten der EU eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.

7.3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftragsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

8. Auftragsdauer, Kündigung

Die Laufzeit dieses Vertrages entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags und schließt darüber hinaus den Zeitraum nach Ende des Hauptvertrags bis zur vollständigen Rückgabe oder Löschung der vom Auftraggeber im Zusammenhang mit der Durchführung des Hauptvertrages dem Auftragnehmer überlassenen Daten ein. Unberührt bleibt das Recht jeder Partei zur Kündigung aus wichtigem Grund.

9. Sonstiges

9.1. Auf vorliegenden Vertrag findet deutsches Recht Anwendung. Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist ausschließlicher Gerichtsstand Starnberg.

9.2. Änderungen, Ergänzungen und Zusätze dieses Vertrags haben nur Gültigkeit, wenn sie zwischen den Parteien schriftlich vereinbart werden. Dies gilt auch für die Abänderung dieser Vertragsbestimmung.

9.3. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit des Vertrags im Übrigen nicht. Die unwirksame Bestimmung gilt als durch eine wirksame Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt im Fall einer Vertragslücke.

Anlagen:

Annex 1: Art und Zweck der Verarbeitung, Gegenstand der Verarbeitung, Art der Daten, Kreis der Betroffenen

Annex 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Annex 3: Unterauftragsverhältnisse

 

 

Annex 1: Art und Zweck der Verarbeitung, Gegenstand der Verarbeitung, Art der daten, Kreis der Betroffenen

Betroffene Personen und Personengruppe

Insbesondere:

  • Nutzer der Software (insbesondere Beschäftigte des Auftraggebers)
  • Mitarbeiter von Geschäftspartnern des Kunden
 

Art der Daten oder Datenkategorien

 
  • Kontaktdaten
  • Daten über die Nutzung der Software (Protokolldaten)
 

Empfänger

Auftragnehmer und Unterauftragnehmer

Art und Zweck der Verarbeitung

Erbringung von IT-Dienstleistungen, insbesondere Supportleistungen und IT-Services

Annex 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Werden personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder genutzt, ist die innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Dabei sind insbesondere Maßnahmen zu treffen, die je nach Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind. Die Quanos Service Solutions GmbH stellt sicher, dass folgende Angaben umgesetzt werden:

 

1 Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

1.1 Zutrittskontrolle

Maßnahmen, die einen unbefugten Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen verhindern

  • Schlüsselverwaltung für Mitarbeiter; geregelter Zutritt zu den Büroräumen
  • Festgelegte Zutrittsberechtigungen für den Serverraum
  • Regelung für Besucher und Wartungspersonal

1.2 Zugangskontrolle

Maßnahmen, die verhindern, dass Datenverarbeitungsanlagen von Unbefugten genutzt werden können

  • Regelung des Zugangs zu den Datenverarbeitungssystemen über ein Benutzer- und Berechtigungskonzept („Least Privilege-Prinzip“)
  • Vergabe von personalisierten Benutzer-Accounts mit entsprechenden Kennwort-Richtlinien (minimale Kennwort-Länge 10 Zeichen, Komplexitätsanforderungen, regelmäßige Änderung)
  • Sperren des Zugangs bei zehn fehlerhaften Anmelde-Versuchen
  • Sperren der Arbeitsstationen bei Verlassen des Arbeitsplatzes (automatisch nach 15 Minuten oder manuelles Sperren mit Reaktivierungskennwort)
  • Dokumentation und sichere Aufbewahrung der Administrator-Zugänge
  • Protokollierung der An- und Abmeldevorgänge
  • Einsatz von Firewall (inkl. Intrusion Prevention System), Spamfilter und Antivirus-Software
  • Verschlüsselung mobiler Datenträger/Smartphones

1.3 Zugriffskontrolle

Maßnahmen, die unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems verhindern

  • Vergabe von Zugriffsrechten nach Benutzergruppen
  • Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte („Least Privilege-Prinzip“)
  • Jährliche Überprüfung der Zugriffskontrollen
  • Vernichtung nicht mehr benötigter, schriftlicher Unterlagen nach DIN 66399 Sicherheitsstufe P3 (Papier)
  • Nicht-reversible Löschung/Vernichtung elektronischer Datenträger nach Ausmusterung

1.4 Trennungskontrolle

Maßnahmen für die getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden

  • Mandantenfähige IT-Systeme
  • Trennung von Entwicklungs- und Produktionsumgebung
  • Zugriffsberechtigungen nach funktioneller Zuständigkeit

1.5 Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen

  • Nicht auftragsrelevant

 

2 Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

2.1 Weitergabekontrolle

Maßnahmen, die unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport verhindern

  • Weitergabe der Daten auf elektronischem Weg entsprechend den Möglichkeiten des Auftraggebers
  • Fernwartungskonzept
  • Protokollierung von Datenübertragung oder Datentransport
  • Verschlüsselte Datenverbindungen (VPN, SFTP, HTTPS)

2.2 Eingabekontrolle

Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind

  • Regelung organisatorischer Zuständigkeiten
  • Systemseitige Protokollierung
  • Regelung der Zugriffsbefugnisse auf Protokolldaten

 

3 Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

3.1 Verfügbarkeitskontrolle

Maßnahmen zum Schutz vor zufälliger oder mutwilliger Zerstörung bzw. Verlust

  • Redundante Datenspeicherung (z.B. RAID)
  • Backup-Internetanbindung
  • Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
  • Feuerlöscher/Feuermelder
  • Backup-Strategie
  • Gesicherte Aufbewahrung für Sicherungsmedien (z.B. feuerfester/einbruchsicherer Tresor)
  • Regelmäßige Installation von Sicherheitsupdates
  • Klimatisierter Serverraum
  • Meldewege und Notfallpläne
  • Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
  • Cloud-Services

 

4 Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

4.1 Datenschutz-Management

Maßnahmen, die gewährleisten, dass eine den datenschutzrechtlichen Grundanforderungen genügende Organisation vorhanden ist

  • Richtlinien/Anweisungen zur Gewährleistung von technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit
  • Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
  • Verpflichtung zur Vertraulichkeit der Mitarbeiter (Datengeheimnis)
  • Hinreichende Schulung der Mitarbeiter in Datenschutzangelegenheiten
  • Führen einer Übersicht über Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DS-GVO)
  • Durchführen von Datenschutzfolgeabschätzungen, soweit erforderlich (Art. 35 DS-GVO)
  • Periodische Prüfung durch Datenschutzbeauftragten

4.2 Incident-Response-Management

Maßnahmen, die gewährleisten, dass im Fall von Datenschutzverstößen ein Meldeprozess ausgelöst wird

  • Meldeprozess für Vertrags- und Datenschutzverletzungen gegenüber dem Auftraggeber nach Art. 28 Abs. 3 Satz 3 sowie Art. 33 und Art. 34 DS-GVO
  • Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DS-GVO gegenüber den Aufsichtsbehörden
  • Unterstützung für Auftraggeber im Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DS-GVO gegenüber den Aufsichtsbehörden (Art 33 DS-GVO)

4.3 Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Maßnahmen, die sicherstellen, dass von vornherein möglichst wenig Daten erhoben, gespeichert und geteilt werden

  • Datenschutzfreundliche Technikgestaltung („Privacy by design“)
  • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen („Privacy by default“)

4.4 Auftragskontrolle

Maßnahmen, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur entsprechend der Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden

  • Subunternehmen mit schriftlichen Datenschutzvereinbarungen nach Art. 28 DS-GVO
  • Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Regelungen zu Rechten und Pflichten des Auftragnehmers und Auftraggebers
  • Bestimmung von Ansprechpartnern und/oder verantwortlichen Mitarbeitern
  • Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
  • Formalisiertes Auftragsmanagement
  • Standardisiertes Vertragsmanagement zur Kontrolle von Dienstleistern

Annex 3: Unterauftragsverhältnisse

Unterauftragnehmer inkl. Anschrift

Leistungsbeschreibung

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Hohenzollernring 72

50672 Köln

Deutschland

Server-Hosting

Hetzner Online GmbH

Industriestr. 25

91710 Gunzenhausen

Deutschland

Server-Hosting

TeamViewer AG

Bahnhofsplatz 2

73033 Göppingen

Deutschland

Software für Fernwartung

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Hansestraße 111

51149 Köln

Deutschland

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